Situații concrete
Întrebări frecvente din activitatea de mentenanță
Răspunsuri scurte pentru locatari și echipa asociației. Configurația unei instanțe și procedurile proprii ale asociației pot schimba pașii operaționali.
Pentru locatari și solicitanți
Pot trimite o sesizare fără cont și fără email?
Da. Formularul public deschis prin codul QR nu cere cont. Emailul este opțional. După trimitere, păstrează numărul, linkul și codul secret afișate pe ecran; acestea îți permit să urmărești sesizarea.
Codul QR de pe echipament nu se mai citește. Ce fac?
Anunță asociația prin canalul ei obișnuit și indică locul și echipamentul. Echipa poate reimprima eticheta QR. Nu folosi un cod de pe alt echipament, pentru că sesizarea ar fi legată de fișa greșită.
Mai mulți locatari au raportat aceeași defecțiune. Se pierd mesajele?
Raportările pot fi grupate în jurul aceleiași probleme și intervenții, fără a șterge sesizările individuale. Fiecare solicitant își păstrează propriul acces secret și vede numai informațiile publicate pentru el.
Am primit cerere de clarificare. Trebuie să trimit o sesizare nouă?
Nu. Deschide linkul de urmărire și răspunde în conversația aceleiași sesizări. Adaugă detaliul cerut sau o fotografie utilă; astfel echipa păstrează contextul și numărul inițial.
Problema apare din nou după ce lucrarea a fost marcată rezolvată. Ce fac?
Folosește pagina de urmărire pentru feedback sau cererea de redeschidere, cât timp opțiunea este disponibilă. Echipa poate verifica motivul și decide dacă redeschide lucrarea ori pornește o intervenție nouă, păstrând istoricul.
Este o situație cu risc imediat. Aștept răspunsul în portal?
Nu. Urmează procedura de urgență a clădirii și contactează serviciile competente. Formularul poate documenta problema pentru echipă, dar nu înlocuiește intervenția de urgență.
Pentru administrator, manager și dispecer
O sesizare nu are suficiente date pentru atribuire. Cum o tratez?
Marcheaz-o ca necesitând informații și cere o clarificare publică. Nu transforma presupunerea despre echipament sau prioritate într-un fapt. După răspuns, confirmă locul și stabilește dacă deschizi ordinul de lucru.
Cum evit lucrările duplicate pentru aceeași problemă?
Compară zona, echipamentul și intervalul raportării. Poți grupa sesizările care descriu aceeași defecțiune și le poți lega de o intervenție comună, păstrând numerele și conversațiile separate ale solicitanților.
O lucrare depășește termenul. Se schimbă automat obligațiile contractuale?
Nu. SLA-ul se configurează după contractul asociației. Managerul verifică termenul, cauza întârzierii și responsabilul, apoi reprogramează sau escaladează conform procedurii stabilite. Portalul oferă evidența, nu modifică acordul contractual.
O lucrare preventivă nu a fost executată la data planificată. Ce fac?
Verifică de ce nu a fost făcută, stabilește o nouă programare și păstrează constatarea în istoricul lucrării. Dacă intervalul sau procedura nu mai sunt potrivite, revizuiește planul pentru viitor fără să rescrii lucrările trecute.
Piesa necesară nu este pe stoc. Pot urmări blocajul?
Da. Stocul, rezervările și consumurile sunt gestionate în CMMS. Lucrarea poate rămâne într-o stare care explică așteptarea, iar managerul poate urmări aprovizionarea; emiterea unei comenzi și aprobările depind de fluxul configurat.
Intervenția este predată unui prestator extern. Cine o închide?
Prestatorul poate primi acces limitat la lucrarea atribuită și poate consemna predarea. Verificarea, recepția și închiderea urmează rolurile și aprobările configurate pentru asociație; predarea tehnică nu este automat aceeași cu acceptarea finală.
Echipamente, documente și limitele produsului
Un echipament este mutat în altă zonă. Îi fac o fișă nouă?
De regulă, actualizezi amplasarea aceleiași fișe, ca să păstrezi intervențiile și documentele legate de echipament. Verifică eticheta QR după mutare și folosește o fișă nouă numai pentru un echipament nou.
Unde țin manualul, garanția și reviziile documentelor?
Dosarul tehnic poate lega documente de clădire sau echipament, cu versiuni și termene relevante. Accesul rămâne controlat pe roluri; istoricul reviziilor ajută la înțelegerea documentului folosit la o lucrare anterioară.
Pot importa un inventar existent?
Da. Echipamentele și procedurile pot fi importate din CSV. Înainte de import, verifică dublurile, codurile și amplasările. Un lot mic de probă este mai ușor de verificat decât încărcarea întregului tabel din prima încercare.
ImoAsist calculează întreținerea lunară sau emite facturi?
Nu în această etapă. Produsul urmărește mentenanța, sesizările, echipamentele, lucrările, stocul și costurile operaționale. Contabilitatea și facturarea se pot conecta ulterior prin conectori aleși pentru soluția folosită de client.
Aplicațiile de telefon funcționează fără internet?
Prima etapă a produsului este online, inclusiv folosirea portalului din browserul telefonului. Lucrul offline și sincronizarea în aplicațiile Android și iOS sunt planificate pentru o etapă ulterioară.
Ai nevoie de fluxul complet?
Citește ghidurile pentru sesizările locatarilor, planificarea preventivă și evidența echipamentelor. Pentru o situație specifică asociației tale, contactează echipa ImoAsist.